Wissenswertes

Shopfloor Meeting: Bedeutung, Ablauf und Tipps für effektive Regelkommunikation

Optimieren Sie Ihre Shopfloor Meetings, um Produktionsziele effizienter zu erreichen und die Zusammenarbeit am Shopfloor zu verbessern.

Das Bild zeigt ein Portrait von Lukas Morys, CEO und Co-Founder bei Scable

Über den Autor:

Lukas Morys
CEO und Co-Founder bei Scable
Podcast-Host bei Factory21

Was ist ein Shopfloor Meeting?

Ein Shopfloor Meeting ist eine regelmäßige Besprechung in der Produktion (auf dem Shopfloor), bei der sich für jeden Produktionsbereich die relevanten Mitarbeiter und Supportfunktionen versammeln, um aktuelle Produktionsinformationen, Kennzahlen und Probleme auszutauschen und an die nächst-höhere Ebene zu kommunizieren. Es dient zur effizienten Kommunikation und Entscheidungsfindung innerhalb der Produktionsteams.

Warum sind Shopfloor Besprechungen wichtig für die Produktionsoptimierung?

Das Ziel von Shopfloor Meetings ist es, die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern und Führungsebenen zu verbessern, die Transparenz zu erhöhen und die kontinuierliche Verbesserung der Produktionsprozesse zu fördern.

Der direkte Austausch von Informationen und Produktionsdaten in Echtzeit ermöglicht es, Probleme schneller zu erkennen und Lösungsansätze sowie Verbesserungsmaßnahmen einzuleiten. Dies förderte eine flexible Produktionsumgebung, reduziert Ausfallzeiten und führt zu mehr Effizienz.

Wie laufen Shopfloor Meetings in der Praxis ab?

Die Rolle der Shopfloor Kaskade für die Regelkommunikation

Shopfloor Meetings sind dann besonders effektiv, wenn sie entlang der verschiedenen Ebenen innerhalb weniger Stunden stattfinden. Dank der klar definierten Besprechungsstruktur entlang der Unternehmenshierarchie gelangen Informationen und Vorkommnisse auf effiziente Art und Weise an die relevanten Stellen. Es hat sich bewährt, die Besprechungs-Kaskade mit dem ersten Shopfloor-Meeting bei Schichtübergabe zu starten. So können Themen vor Ende der Schicht bis in die oberste Führungsebene eskaliert werden.

In der Anfangsphase von Shopfloor Management erfolgt die Fehlerbehebung oft durch den gezielten Austausch zwischen Führungskraft und Mitarbeiter, z.B. bei Gemba-Walks, wo Fachthemen ausgelagert werden, um die Effizienz der Meetings zu steigern.

Die Shopfloor-Kaskade bechreibt das Zusammenspiel der einzelnen Shopfloor-Meetings. Im täglichen Shopfloor Management werden Probleme, Maßnahmen und aktuelle Themen auf jeder Hierarchieebene besprochen. Dazu wird für jede Ebene ein so genanntes Shopfloor-Meeting festgelegt. Ziel der Shopfloor Meetings ist es, in unter 15 Minuten alle wichtigen Themen zu besprechen, damit diese für die darauffolgenden Shopfloor Besprechungen in aggregierter Form weiter besprochen werden können. Sind Probleme nicht auf der jeweiligen Ebene lösbar, so werden diese in das nächst-höhere Shopfloor Meeting eskaliert. Aus diesem Grund ist wichtig, dass mindestens eine Person aus einem Shopfloor Meeting beim nächst-höheren Meeting teilnimmt.

Da im Shopfloor Management jeweils an die nächst-höhere Ebene ("bottom-up") berichtet wird, ist die Schichtübergabe das erste wichtige Shopfloor-Meeting. Darauf aufbauend finden weitere Gespräche bis hin zur Werkleitungs- oder Geschäftsführungsebene statt. Eine typische Besprechungskaskade sieht wie abgebildet aus, wobei die Anzahl der 24h-Besprechungen je nach Organisationsgröße variiert.

Darstellung einer Shopfloor-Kaskade, mit Meetings von Schicht bis Werk.

Illustration einer Beispielhaften Shopfloor-Kaskade.

Essenzielle Regeln für erfolgreiche Produktionsbesprechungen

  • Tägliche Durchführung: Für schnelles Kommunizieren und Lösen von Problemen auf dem Shopfloor ist die tägliche Durchführung von Meetings unerlässlich.
  • Kurze Dauer: Shopfloor Meetings dienen zur Kommunikation zwischen Führungsebenen. Um auf die dort angesprochenen Inhalte reagieren zu können, dürfen Meetings nicht zu lange anhalten.
  • Standardisierung: Eine einheitliche, routinierte Struktur ermöglicht effiziente Shopfloor Besprechungen.

Der Teilnehmerkreis entlang der Shopfloor Kaskade

An einem Shopfloor Meeting nehmen jeweils die wichtigen Vertreter aus einer Organisationseinheit teil. Jeweils ein Vertreter aus dem Shopfloor Meeting nimmt anschließend an einem übergeordneten Shopfloor Meeting teil, sodass Informationen und Probleme kaskadierend berichtet werden. Die Folge von Shopfloor Meetings über mehrere Hierarchieebenen wird als Shopfloor-Kaskade bezeichnet. Ein Beispiel ist in der oben stehenden Grafik aufgeführt.

Ablauf und Struktur eines Shopfloor Meetings

Von der Vorbereitung bis zur Durchführung - Struktur und Fokussierung sind entscheidend, um bei Shopfloor Besprechungen Zeit zu sparen.

Damit Shopfloor Meetings den gewünschten Verbesserungseffekt bringen, sind eine gute Struktur und einfach nachvollziehbare Kennzahlen entscheidend. Weiterhin ist wichtig, dass Shopfloor Meetings kurz und knapp gehalten werden, ohne sich zu verzetteln. Die Dauer der Shopfloor Meetings ist daher im Regelfall auf 15 Minuten begrenzt. Weiterhin lohnt es sich, Detaildiskussionen und Fehleranalysen auf nach dem Shopfloor Meeting zu verschieben, um die mitnuter große Teilnehmerzahl zeitlich nicht zu stark zu binden.

Shopfloor Meeting Agenda

Im Lean Management sind Standardisierung und Struktur von großer Bedeutung. Beides ist notwendig, damit das Shopfloor Management gelingt und die Shopfloor-Besprechungen innerhalb von wenigen Minuten stattfinden können.

Eine effektive Methode zur Strukturierung Ihres Shopfloor Boards ist die Verwendung von Kennzahlen. Diese werden typischerweise in mehrere Dimensionen unterteilt, damit die verschiedenen Aspekte des Produktionsmanagements beleuchtet werden. Die Dimensionen helfen in der Moderation der Shopfloor Management Meetings, da alle relevanten Themenfelder nacheinander und mit unterstützenden Kennzahlen besprochen werden.

Praxistipps für erfolgreiche Shopfloor Besprechungen

Shopfloor Meeting Vorlage

Damit Shopfloor Meetings auf allen Ebenen funktionieren, ist die Nutzung eines Besprechungs-Canvas sinnvoll, um die einzelnen Shopfloor Meetings zu standardisieren.

Dieses umfasst, zum Beispiel auf einer DIN A3 Seite, folgende Standards zum Meeting

  • Bezeichnung des Meetings mit Uhrzeit
  • Moderator
  • Teilnehmer mit Funktion
  • Benötigte Infos: Welche Informationen/Kennzahlen müssen vorhanden sein?
  • Abaluf: In welcher Reihenfolge werden die Informationen/Kennzahlen durchgesprochen?
  • Ergebnis: Welche Klarheit ist nach dem Meeting geschaffen?
Simulierter Besprechungs-Canvas mit Standards wie Uhrzeit, Teilnehmer, Ablauf und Ergebnis.

Beispiel für das Besprechungs-Canvas einer Schichtübergabe, dem ersten Shopfloor-Meeting in der Shopfloor-Kaskade.

Effizientere Shopfloor Meetings durch digitale Unterstützung

Ein digitales Shopfloor Meeting ermöglicht den Zugriff auf Echtzeitdaten, die Integration verschiedener Tools und die Einbindung von Teammitgliedern unabhängig von ihrem Standort. Dies fördert eine schnellere Entscheidungsfindung und eine effizientere Problemlösung.

  • Echtzeitdaten: Aktuelle Produktionskennzahlen und Informationen stehen jederzeit zur Analyse zur Verfügung.
  • Zentrale Dokumentation: Maßnahmen und Ergebnisse können nahtlos dokumentiert und nachverfolgt werden.
  • Digitale Aufgabenverteilung: Führungskräfte und Mitarbeiter können Aufgaben und den jeweiligen Bearbeitungsstatus jederzeit einsehen.
  • Remote-Beteiligung: Auch Beteiligte von anderen Standorten können an den Besprechungen teilnehmen.

Die Integration digitaler Tools wie der Shopfloor Software von Scable unterstützt Führungskräfte und Mitarbeiter. Dadurch wird die Effizienz gesteigert, beschleunigt Entscheidungen beschleunigt und Prozesse nachhaltig verbessert.

Optimieren Sie Ihre Shopfloor Meetings

Mit einer klaren Struktur und digitaler Unterstützung können Shopfloor Meetings zu einem entscheidenden Hebel für Ihre Produktionsoptimierung werden. Erfahren Sie mehr über unsere innovative Lösung und erleben Sie den Unterschied!

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