Kurz erklärt

4 Tipps für die erfolgreiche Einführung einer Instandhaltungs-Software

Lernen Sie die 4 besten Tipps zur erfolgreichen Implementierung einer Instandhaltungs-Software und steigern Sie die Effizienz Ihrer Arbeitsabläufe.

Das Bild zeigt ein Portrait von Lukas Morys, CEO und Co-Founder bei Scable

Über den Autor:

Lukas Morys
CEO und Co-Founder bei Scable
Podcast-Host bei Factory21

Was sind die Vorteile einer Instandhaltungs-Software?

Die Einführung einer Instandhaltungs-Software bietet zahlreiche messbare Verbesserungen für Ihr Unternehmen. Sie sorgt für geringere Ausfallzeiten, senkt die Ersatzteilkosten und sorgt dafür, dass die Wertschöpfung pro Instandhaltungsmitarbeiter steigt. Darüber hinaus gibt es eine Reihe qualitativer Verbesserungen. Eine solche Software ermöglicht eine zentrale Übersicht aller Wartungsaktivitäten und erleichtert die Planung sowie Überwachung von präventiven und korrektiven Instandhaltungsmaßnahmen. Da alle Instandhaltungsaktivitäten dokumentiert sind, sorgt die Instandhaltungs-Software dafür, dass die erforderlichen Nachweis- und Dokumentationspflichten aus Norm und Gesetz erfüllt werden können.

Ein junger Instandhalter bedient die Instandhaltungs-Software von Scable an einer Anlage.

Die Verfügbarkeit aller Informationen zu einer Anlage direkt vor Ort spart wertvolle Zeit.

Die richtige Instandhaltungs-Software auswählen

Die ideale Instandhaltungs-Software passt sich an die Größe und die erforderlichen Funktionen an. Wächst ein Unternehmen in Größe oder organisatorischer Reife, muss dies eine Instandhaltungs-Software abbilden und unterstützen können. Die Größe einer Instandhaltungsorganisation ist entscheidend, da große Instandhaltungen andere Aggregationen und Filtermöglichkeit benötigen als kleinere Organisationen. Weiterhin bestimmt die Größe die Anforderungen hinsichtlich der Performance, bemerkbar durch die Ladezeiten einer Software.

In Bezug auf den Funktionsumfang können heute nahezu alle Tätigkeiten in Instandhaltungsabteilungen digital unterstützt werden. Diese erstrecken sich von der Dokumentation einer technischen Struktur, über die Störungen und Wartungen, dem Ersatzteilmanagement bis hin zu modernen Softwarefunktionen mit künstlicher Intelligenz oder Condition Monitoring.

Tipp 1: Bestimmen Sie den Funktionsumfang anhand Ihres Reifegrads

Damit der richtige Funktionsumfang für die eigene Instandhaltung bestimmt werden kann, ist der Reifegrad entscheidend. Anhand dessen bestimmt sich, ob ein einfacher Wartungsplaner ausreichend ist, oder eher eine umfassende Instandhaltungs-Software benötigt wird. Der Reifegrad beschreibt, wie umfänglich eine Instandhaltung organisiert ist. Je nach Reifegrad sind in der Folge unterschiedliche Funktionen zu fokussieren. Die möglichen Funktionen verteilen sich folgendermaßen:

  1. Die Anlagen- und Objektstruktur bildet das Rückgrat der Instandhaltungs-Software, da alle Objekte mit den wesentlichen technischen Informationen erfasst und hierarchisch gegliedert sind.
  2. Mit Störtickets werden die einmaligen Instandhaltungsaktionen an den technischen Objekten nachvollziehbar dokumentiert.
  3. Präventive Wartungen und Checklisten stellen sicher, dass vorbeugende Aktionen standardisiert durchgeführt werden und damit ungeplante Ausfälle verhindert werden
  4. Durch die Zeiterfassung der Mitarbeiter für die geleisteten Instandhaltungsaktionen können Leistungen der Instandhaltung verursachungsgerecht verrechnet und wichtige Effizienzpotentiale in der Instandhaltungsstrategie eines technischen Objekts bestimmt werden.
  5. Das Ersatzteilmanagement stellt sicher, dass benötigte Ersatzteile gefunden werden, Verbräuche gebucht werden und Ersatzteilbestände laufend optimiert werden.
  6. Durch das Fremdfirmen-Management werden die externen Ansprechpartner sowie deren Unterweisungen und Besuche verwaltet.
  7. Durch die Einsatzplanung können mehrere Instandhaltungsaktionen zu einem Einsatz zusammengefasst werden. Auf diese Weise können Wartungsplaner die Instandhaltungstermine mit der Produktion besser abstimmen.
  8. Durch den Ein- und Ausbau von Equipments wird deren Verwendung innerhalb der Anlagen- und Objektstruktur dokumentiert und organisiert.
  9. Darüber hinaus können künstliche Intelligenz und Condition Monitoring dazu beitragen, Muster innerhalb von Instandhaltungsaktionen zu erkennen und das Abnutzungsverhalten bedeutender Objekte besser zu prognostizieren. Damit diese Algorithmen funktionieren, ist eine größere Menge belastbarer Daten aus der Vergangenheit erforderlich.

Wie sich die benötigten Funktionen in Abhängigkeit des Reifegrads verteilen, zeigt das folgende Schaubild.

Das Schaubild zeigt die benötigten Software-Funktionen einer Instandhaltung abhängig von ihrem Reifegrad

Überblick der benötigten Software-Funktionen in Abhängigkeit des Reifegrads

Tipp 2: Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter ein

Der Erfolg einer Softwareeinführung in der Instandhaltung steht und fällt mit der Akzeptanz der Mitarbeiter. Trägt eine Software zu einer Vereinfachung der Arbeitsabläufe bei, ist die Akzeptanz typischerweise gegeben. Sorgt eine neue Software für Mehrarbeit im Vergleich zur Ausgangssituation, werden das Projekt und die Projektverantwortlichen mitunter sehr schnell in Frage gestellt. In der Folge ist es sinnvoll, die Mitarbeiter der Instandhaltung in die Auswahl des Softwareanbieters mit einzubeziehen. Hilfreich ist es auch, einzelne Funktionen der Software zu testen. Anschließend können die Mitarbeiter wertvolles Feedback zu folgenden Themen geben:

  • Wie stark erleichtert die Software die tägliche Arbeit in der Instandhaltung?
  • Sind die Eingabemasken einfach verständlich und schnell erlernbar?
  • Macht es Spaß mit der Software zu arbeiten?
  • Können im Fehlerfall die Historie eines technischen Objekts schnell durchsucht und ähnliche Fehlerbilder gefunden werden?
Zwei junge Instandhaltungsmitarbeiter testen die Scable Software an einem Roboter

Es lohnt sich, IT-affine Instandhalter in den Auswahlprozess einzubeziehen

Tipp 3: Starten Sie parallel zum Tagesgeschäft

Den besten Zeitpunkt eine neue Software in der Instandhaltung einzuführen, gibt es nicht. Schließlich sind große Teile des Tagesgeschäfts von einer fehlenden Planbarkeit geprägt. Die Möglichkeit, über mehrere Tage auf einer "grünen Wiese" eine neue Software einzuführen, erscheint daher in den meisten Fällen eher einer Traumvorstellung zu gleichen. In der Praxis ist es deswegen zwei Faktoren entscheidend:

Starten Sie mit wenigen Funktionen und bringen Sie diese zum Erfolg

Dadurch, dass die Instandhaltung im Tagesgeschäft eine Fülle an mitunter ungeplanten Aufgaben zu erledigen hat, ist es weniger sinnvoll große Änderungen auf einmal anzugehen. Es hat sich deswegen bewährt, mit einzelnen Funktionen zu starten und diese parallel zum Tagesgeschäft einzuführen. Sobald die ersten Erfolge erreicht werden, lohnt es sich, weitere Funktionen zu ergänzen. Diese agile und kurzzyklische Herangehensweise erlaubt in Summe eine schnelle Projektumsetzung und stellt sicher, dass das Tagesgeschäft nicht zu kurz kommt.

Beziehen Sie alle Mitarbeiter in die Einführung ein

Einige der Instandhaltungsfunktionen sind auf korrekte Stammdaten angewiesen. Beispielsweise ist es in der Anlagen- und Objektstruktur wichtig, dass die enthaltenen Informationen technisch korrekt und aktuell sind. Das Erzeugen dieser Daten kann deswegen lediglich von den Instandhaltern selbst vorgenommen werden. Diese sind die Experten ihres Fachs und kennen den Anlagenpark am besten. Weiterhin gilt es, im Rahmen der Softwareeinführung Standards zu definieren und diese anzuwenden. Alle Standards müssen von der Organisation beachtet werden und müssen bekannt sein. Sind alle für das Anlegen von Stammdaten verantwortlich, schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe: alle können - oder vielmehr müssen - sich einbringen und sind für das Ergebnis verantwortlich.

Damit die Last der Stammdatenpflege auf mehrere Schultern verteilt werden kann, lohnt es sich, beispielsweise pro Woche einen anderen Verantwortlichen in der Instandhaltung zu bestimmen, der für das Anlegen der Stammdaten verantwortlich ist. Diese Person kann dann eine bestimmte Anzahl Stunden in der Woche für die Stammdatenpflege verwenden.

Das Foto zeigt die Scable Instandhaltungs-Software auf einem Tablet auf einem Werkbank

Eine moderne Instandhaltungs-Software wächst mit der Organisation.

Tipp 4: Erweitern Sie die Software parallel zu Ihrem Wachstum

Sind die grundlegenden Funktionen implementiert und erste Erfolge sichtbar, lohnt es sich, die Software an das neue Wachstum anzupassen. Dies kann sowohl die Größe des Teams als auch den organisatorischen Reifegrad betreffen.

Teamansichten für größere Teams

Steigt die Anzahl der Mitarbeiter in der Instandhaltung, werden spezielle Ansichten für die einzelnen Instandhaltungsteams benötigt. Dies stellt sicher, dass die Übersichtlichkeit sichergestellt ist und jedes Team nur die für relevanten Objekte und Aufträge sieht. Weiterhin können auf diese Weise zentrale Funktionen wie die Wartungsplaner oder Spezialisten der Automatisierungstechnik ihre individuellen Ansichten filtern.

Funktionen für fortgeschrittene Instandhaltungsorganisationen

Sind die grundlegenden Abläufe in der Instandhaltung organisiert, können weitere Potenziale erschlossen werden. Diese zielen auf einen verbesserten Ressourceneinsatz in der Instandhaltung ab. Fortgeschrittene Instandhaltungsorganisationen benötigen daher Funktionen, welche die Arbeit der Wartungsplaner, im Ersatzteilmanagement sowie die Ausnutzung der Abnutzungsvorräte verbessern. Hierzu zählen insbesondere der Einsatz moderner Algorithmen der künstlichen Intelligenz oder des Condition Monitoring, damit anhand der verfügbaren Daten die bestehende Instandhaltungsstrategie eines technischen Objekts kontinuierlich verbessert werden kann.

Lukas Morys, CEO und Co-Founder bei Scable steht in einer Fabrik

Lukas Morys, CEO und Co-Founder bei Scable

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