Papierlose Fertigung in 4 Schritten umsetzen – Ihr Einstieg in die Smart Factory

Nahezu jeder Arbeitsschritt in der Produktion erfordert die Erfassung, Bearbeitung oder Weitergabe von Informationen – bei Fertigungsaufträgen, Arbeitsanweisungen, Picklisten oder Ersatzteilbestellungen.

In vielen Fabriken passiert das noch immer auf Papier. Oft sogar doppelt, weil Daten später manuell in Excel oder das ERP-System übertragen werden müssen. Doch genau diese papierbasierten Abläufe gehen mit erheblichen Nachteilen einher:

• Verlorene Informationen: Ein Blatt Papier ist schnell verlegt oder beschädigt. So gehen wertvolle Daten verloren, was sich direkt auf Montage, Planung oder Qualität auswirkt.
• Hohe Fehleranfälligkeit: Papierbasierte Datenerfassung ist häufig von menschlichen Fehlern geprägt
• Fehlende Transparenz: Papierbelege liegen verstreut an Montageplätzen oder in Ordnern. Für jeden Auftrag müssen relevante Informationen zusammengesucht werden.
• Zeitintensive Doppelarbeit: Informationen werden doppelt erfasst – erst mühsam auf Papierzetteln vorbereitet, dann digital übertragen. Das ist ineffizient, bindet Ressourcen und verlangsamt den Informationsfluss.

Diese Hürden eliminiert die papierlose Produktion vollständig.

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Die papierlose Fertigung (oft auch papierlose Produktion) bezeichnet die vollständige Digitalisierung aller Informationen sowie Prozesse zur Arbeitserfassung und -steuerung in der Produktion und Montage.

Statt mit gedruckten Laufkarten, Papierzetteln oder Excel-Ausdrucken zu arbeiten, greifen Werker, Instandhalter und Führungskräfte über Touchdisplays, mobile Endgeräte oder automatisierte Schnittstellen auf digitale Fertigungsaufträge, Checklisten, Betriebsdaten und mehr zu.

Papier kommt lediglich in Form von QR-Code-Labels als kostengünstige und flexible Identifizierungsmöglichkeit von Material zum Einsatz.

Typische Beispiele für digitale Dokumente und Datenflüsse:

• Digitale Fertigungsaufträge
• Papierlose Arbeitsanweisungen
• Digitale Checklisten
• Zeichnungen, Stücklisten, Materialdaten
• Rückmeldungen zu Qualität, Taktzeit oder Ausschuss
• Digitale Betriebsdatenerfassung
• Schichtprotokolle und Übergaben
• Live-Kennzahlen für OEE, Output oder Störungen

Die Transformation von der klassischen zur papierlosen Produktion basiert auf sechs Prinzipien:

1. Betriebsdatenerfassung in Echtzeit: Maschinen, Daten und Mitarbeitende sind in Echtzeit vernetzt und stellen einen durchgängigen Informationsfluss sicher.
2. Digitalisierung von Dokumenten: Arbeitsanweisungen, Stücklisten, Zeichnungen und Berichte werden digitalisiert und in einem zentralen System verwaltet.
3. Digitale Werkerassistenz: Qualifikationsabhängige Schritt-für-Schritt-Anleitungen befähigen Mitarbeiter, alle Varianten fehlerfrei zu produzieren und die geforderte Qualität einzuhalten.
4. Automatisierung von Prozessen: Manuelle Schritte wie Materialentnahme, Maschinendatenerfassung und Qualitätskontrollen laufen automatisiert über digitale Systeme.
5. Lückenloses Tracing: Sämtliche Daten pro Einzelteil oder Batch werden automatisch digital erfasst – als Nachweis und Grundlage für Qualitätsanalysen.
6. Integration von MDE (Maschinendatenerfassung): Maschinendaten fließen automatisch ins ERP und verbessern Planung sowie Auslastung.

Ergebnis: mehr Transparenz, stabilere Prozesse, weniger Verschwendung. Was früher eine Blackbox war, ist heute durch digitale Unterstützung datenbasiert nachvollziehbar.

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Alle Beteiligten entlang der Wertschöpfungskette – vom Werker bis zum Kunden –profitieren. Denn Sie sparen nicht nur Papier, sondern beschleunigen Abläufe, senken Fehler und entlasten Ihre Teams.

Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

• Immer aktuelle Informationen: Jeder Mitarbeitende sieht die gleiche, aktuelle Datenbasis.
• Weniger Fehler und Missverständnisse: Keine unleserlichen Notizen oder falschen Versionen mehr.
• Transparente, nachvollziehbare Prozesse: Alle Daten sind zentral verfügbar – in Echtzeit.
• Weniger Aufwand durch Automatisierung: Rückmeldungen erfolgen digital, Prüfungen werden geführt.
• Bessere Qualitätssicherung und Nachverfolgbarkeit: Lückenlose Dokumentation für Audits.
• Kosteneinsparung und Nachhaltigkeit: Kein Papier, keine Druckkosten, weniger Ausschuss.
• Präzisere Planung: Aktuelle Daten ermöglichen eine bessere Planung und Prozesssteuerung.

Die Vorteile betreffen nicht nur die Produktion und Montage. Auch die Bereich Qualität, Instandhaltung und Logistik profitieren von besseren Daten sowie kürzeren Reaktionszeiten.

Konkrete Nutzenbereiche sind:

1. Kosten senken und nachhaltiger produzieren
   Weniger Papier, Druck und Archivierung bedeuten direkte Einsparungen. Zudem sinkt der Ausschuss durch zuverlässigere, digitale Informationen. Fehler durch unleserliche Handschriften, verlorene Zettel oder veraltete Unterlagen entfallen vollständig. Das ist wirtschaftlich und ökologisch sinnvoll.
2. Effizienz steigern
   Live-Daten sorgen für bessere Planbarkeit, Informationen sind jederzeit verfügbar, Rückmeldungen fließen automatisiert ein. So lassen sich Engpässe schneller erkennen, Aufträge effizienter steuern und Nacharbeiten vermeiden. Auch digitale Tools wie RFID oder QR-Codes reduzieren manuelle Fehlerquellen.
3. Fachkräfte entlasten
   Digitale Prozesse sparen Zeit: Anweisungen müssen nicht mehr ausgedruckt, verteilt oder eingescannt werden, die Dokumentation erfolgt automatisch. So bleibt mehr Zeit für produktive Tätigkeiten. Positiver Nebeneffekt: Die Einstiegshürden für neue Mitarbeitende sinken durch intuitive, visuelle Werkerführung.
4. Kundenzufriedenheit erhöhen
   Transparente Produktionsdaten ermöglichen verlässliche Aussagen zu Lieferterminen und Qualitätsstandards. Ihre Kunden profitieren von besseren Prozessen und Sie von höherer Termintreue sowie weniger Reklamationen.
5. Auditsicherheit verbessern
   Digitale Rückverfolgbarkeit erhöht die Qualitätssicherung. Jede Handlung wird dokumentiert, alle Daten sind prüfbar. Das erleichtert Audits und unterstützt die Einhaltung von Normen wie ISO 9001oder ISO 15289 in der Medizintechnik. Gleichzeitig schützen Zugriffskontrollen Ihre sensiblen Informationen zuverlässig.

Die Einführung papierloser Prozesse ist kein reines IT-Projekt, sondern ein Veränderungsprozess. Mit diesen vier klar strukturierten Schritten gelingt der Einstieg in die digitale Montage – praxisnah, skalierbar und mit echtem Mehrwert für den Shopfloor:

1. Ausgangssituation analysieren & Informationsbedarfe erfassen

Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre bestehende Fertigung:

• Wo entstehen Medienbrüche, manuelle Übertragungen oder doppelte Datenerfassung?
• Welche Informationen liegen heute wo – auf Papier, in Excel, im ERP?
• Welche Unterlagen benötigen Ihre Mitarbeitenden wann und wo?

Welche Unterlagen benötigen Ihre Mitarbeitenden wann und wo?Vergleichen Sie Ihre Abläufe mit Best-Practices und identifizieren Sie Optimierungspotenziale. Das schafft die Basis für gezielte Digitalisierungsmaßnahmen.

Praxis-Tipp: Nutzen Sie eine strukturierte Selbsteinschätzung (z. B. mit der Scable-5P-Methode), um Handlungsfelder zu priorisieren.

2. Informationsflüsse strukturieren & digital vernetzen

Bündeln Sie alle relevanten Informationen an einem Ort – digital, aktuell und am Point-of-Use:

• Arbeitsanweisungen, Zeichnungen und Stücklisten zentral bereitstellen
• Prozess- und Maschinendaten in Echtzeit erfassen
• Schichtplanung, Qualitätsdaten und Unterstützungsbedarfe integrieren

Durch die Vernetzung dieser Daten entsteht eine digitale Arbeitsmappe, die alle Anforderungen an Transparenz, Rückverfolgbarkeit und Flexibilität erfüllt.

Praxis-Tipp: Achten Sie auf eine durchgängige Identifikation von Produkten, z. B. per RFID oder Serialisierung – das verhindert Fehlbedienungen und erhöht die Prozesssicherheit.

3. Systematisch digitalisieren & Pilotbereich umsetzen

Starten Sie mit einem klar definierten Pilotbereich – z. B. in der Montage oder Qualitätssicherung:

• Bereiten Sie alle Inhalte digital auf (z. B. Anweisungen, Etiketten, Prüfpläne)
• Wählen Sie passende Endgeräte (Touchdisplays, Tablets, Scanner)
• Erproben Sie den digitalen Ablauf mit echten Aufträgen im Tagesgeschäft

Nutzen Sie das Feedback aus dem Pilotbetrieb, um Masken, Prozesse und Schnittstellen gezielt zu optimieren.

Praxis-Tipp: Planen Sie „Drucken on Demand“ für Etiketten oder Versandpapiere – so behalten Ihre Mitarbeitenden die Kontrolle und sparen Zeit.

4. Rollout skalieren & kontinuierlich verbessern

Übertragen Sie die erfolgreich getesteten Prozesse auf weitere Linien oder Standorte:

• Schulen Sie Ihre Teams und machen Sie Erfolge sichtbar
• Standardisieren Sie Datenmodelle, Benutzerrollen und Arbeitsanweisungen
• Integrieren Sie die digitale Montage in Ihre Daily-Routine – z. B. über Dashboards oder Werker-Displays

So entsteht eine kontinuierlich lernende Fertigung, in der Probleme früh erkannt und Verbesserungen nachhaltig verankert werden.

Praxis-Tipp: Kombinieren Sie Rollout und KVP: Skalieren Sie iterativ und passen Sie Prozesse regelmäßig an – das stärkt Akzeptanz und Performance.

Die papierlose Fertigung ist kein abstraktes Konzept – sie zeigt ihre Stärken in vielen Bereichen der Produktion. Typische Anwendungsfelder sind:

Zetec: Mehr Energieeffizienz mit der Shopfloor-Software von Scable

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Für eine papierlose Produktion braucht es Softwarelösungen, die intuitiv bedienbar, flexibel erweiterbar und in Echtzeit vernetzt sind. Typische Kernsysteme sind:

Shopfloor-Systeme

Digitale Plattformen für den Arbeitsplatz in der Fertigung. Sie bündeln alle Informationen zentral, unterstützen die Führung in Echtzeit und lassen sich modular an Ihre Prozesse anpassen.

MES-Systeme

Für die übergeordnete Planung, Steuerung und Überwachung aller Produktionsabläufe – ideal für komplexe Fertigungsstrukturen mit vielen Schnittstellen.

Digitale Werkerassistenz

Interaktive Anleitungen und geführte Prozesse reduzieren Einarbeitungszeiten, sichern die Qualität und schaffen Transparenz bis ins kleinste Detail.

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BDE- und MDE-Systeme

Automatisieren die Datenerfassung von Menschen und Maschinen. So entsteht eine lückenlose, valide Datenbasis als Fundament für Optimierungen und Auditsicherheit.

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Die Einführung papierloser Prozesse ist ein Veränderungsprozess. Typische Herausforderungen dabei sind:

1. Initialer Aufwand: Bestehende Abläufe müssen analysiert und digital neu gedacht werden.
2. Investitionsbedarf: Hardware, Software und Schulung verursachen Einführungskosten.
3. Technikabhängigkeit: Ausfälle in WLAN oder an Terminals können Prozesse kurzfristig stoppen und müssen einkalkuliert werden.
4. Akzeptanz: Manche Mitarbeitende bevorzugen gewohnte Papierprozesse – gute Kommunikation und Schulung sind entscheidend.
5. Schnittstellen: Neue Softwarelösungen müssen sich nahtlos in die bestehende IT-Systemlandschaft integrieren lassen, das kann zu Inkompatibilitäten führen.
6. Qualitätsanforderungen: Die digitale Abbildung muss Richtlinien und Normen erfüllen und revisionssicher sein.

Mit klaren Zielen, einer soliden Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, einem pilotweisen Vorgehen und einer nutzerfreundlichen Lösung wie ScableOne lassen sich diese Hürden in der Praxis gut meistern – und amortisieren sich schnell.

Die papierlose Fertigung ist die Grundlage jeder Smart Factory. Wer jetzt umstellt, sichert Qualität, Effizienz und Nachhaltigkeit. ScableOne bietet den schnellen Einstieg – und wächst mit Ihren Anforderungen.