Instandhaltungsstrategien im Vergleich: So wählen Sie das passende Konzept

Eine Instandhaltungsstrategie in der Industrie legt systematisch fest, welche Instandhaltungsaktivitäten an welchen Maschinen oder Anlagen (Instandhaltungsobjekten) wann und wie durchgeführt werden.

Ziel ist es, den Zustand und die Leistung technischer Systeme dauerhaft zu sichern, ungeplante Ausfallzeiten zu minimieren, die Anlagenverfügbarkeit zu erhöhen und Kosten im Wartungsmanagement zu kontrollieren.

Dazu werden je nach Strategie verschiedene Maßnahmenarten kombiniert, zum Beispiel reaktive, vorbeugende oder vorausschauende Instandhaltung. Die Umsetzung erfolgt in der Praxis über konkrete Instandhaltungsaufträge, die geplant, durchgeführt und dokumentiert werden.

Moderne Instandhaltungskonzepte integrieren zunehmend digitale Technologien wie das Industrial Internet of Things (IIoT) oder Predictive Maintenance, um den Zustand von Maschinen in Echtzeit zu überwachen und bedarfsgerechte Wartung effizient umzusetzen.

Vorteile effektiver Instandhaltungsstrategien

Effektive Instandhaltungskonzepte sind für Unternehmen in nahezu allen Branchen ein entscheidender Erfolgsfaktor. Sie bieten nicht nur technische, sondern auch wirtschaftliche Vorteile:

In der Praxis gibt es verschiedene Wege, die Instandhaltung systematisch zu organisieren. Während die Einteilung in der Literatur nicht einheitlich ist, orientieren sich viele Unternehmen an der DIN EN 13306 sowie der VDI-Richtlinie 2895. Diese unterscheiden Instandhaltungsstrategien insbesondere nach dem Zeitpunkt der Wartung und dem technischen Zustand der Anlage.

Überblick der verschiedenen Instandhaltungsstrategien mit unterschiedlichen Bezeichnungen in der Praxis

Reaktive Instandhaltung

Bei der reaktiven Instandhaltung (auch als „Feuerwehrstrategie“ oder „Run-to-Failure“ bekannt) wird erst dann eingegriffen, wenn ein Defekt bereits eingetreten ist. Wartungsarbeiten oder Reparaturen erfolgen also ausschließlich nach einem Ausfall.

Ziel ist es, Maschinen und Komponenten möglichst lange ohne geplante Eingriffe zu betreiben. Das spart zunächst Investitionen und Schulungsaufwand, birgt jedoch hohe Risiken.

Diagramm: Reaktive, ausfallbedingte Instandhaltung mit Austausch nach vollständigem Verschleiß

Praxisbeispiel: Eine Maschine in der Fertigung wird so lange betrieben, bis sie stehen bleibt. Erst dann wird ein Reparaturauftrag ausgelöst, mit dem Risiko von möglichen ungeplanten Produktionsunterbrechungen.

Vorteile:

• Keine Vorabinvestitionen
• Einfache Umsetzung
• Maximale Nutzung der Komponentenlebensdauer

Nachteile:

• Unvorhersehbare Ausfälle
• Hohe Stillstands- und Reparaturkosten
• Risiko von Folgeschäden, Produktionsausfällen und Sicherheitsproblemen
• Produktivitätsverluste durch ungeplante Stillstände

Typische Anwendung: Geeignet für unkritische, kostengünstige oder leicht austauschbare Anlagen, bei denen die Ausfallkosten niedriger sind als die Kosten für präventive Maßnahmen.

Vorbeugende, periodische Instandhaltung & präventive Wartung

Die vorbeugende Instandhaltung folgt einem geplanten Wartungsansatz: Maschinen und Anlagen werden in festen Zeit- oder Nutzungsintervallen inspiziert und gewartet – unabhängig vom tatsächlichen Zustand.

Ziel ist es, Ausfallzeiten zu reduzieren, die Lebensdauer zu verlängern und die Anlagenzuverlässigkeit zu sichern.

Diagramm: Vorbeugende, periodische Instandhaltung mit frühem Austausch vor Verschleiß

Praxisbeispiel: Ein Unternehmen führt alle drei Monate eine Inspektion seiner Produktionsmaschinen durch, inklusive Austausch von Verschleißteilen und Überprüfung zentraler Komponenten.

Vorteile:

• Kosteneffizient bei richtiger Anwendung
• Verlängert Lebensdauer und Zuverlässigkeit
• Reduziert ungeplante Stillstandszeiten
• Einfach umsetzbar und breit einsetzbar
• Unterstützt die Einhaltung von Richtlinien
• Wartungsintervalle sind planbar und kalkulierbar

Nachteile:

• Starre Intervalle können zu unnötigem Austausch funktionierender Teile führen
• Höherer Bedarf an Ersatzteilen und Personal
• Initiale Wartungs- und Inspektionskosten steigen

Typische Anwendung: Ideal für Anlagen mit niedriger bis mittlerer Priorität, deren Reparatur teurer ist. Vor allem dann sinnvoll, wenn das Ausfallverhalten gut dokumentiert ist.

Vorbeugend zustandbasierte Instandhaltung

Die zustandsbasierte Instandhaltung nutzt Inspektionen und Sensoren, um den Abnutzungsvorrat kontinuierlich zu überwachen. Wartungsmaßnahmen erfolgen nur dann, wenn Abweichungen vom Normalzustand erkannt werden.

Zustandsabhängige, vorbeugende Instandhaltung mit Austausch bei Erreichen des Grenzwerts

Praxisbeispiel: Ein Schwingungssensor registriert steigende Vibrationen an einem Motorlager. Anstatt das Lager nach einem festen Intervall zu tauschen, erfolgt die Wartung gezielt, sobald die Daten auf Verschleiß hinweisen.

Vorteile:

• Reduzierung unnötiger Wartungsarbeiten
• Frühzeitige Erkennung von Verschleiß und Defekten
• Höhere Anlagenverfügbarkeit und Zuverlässigkeit
• Verlängerte Lebensdauer der Maschinen

Nachteile:

• Hohe Anfangsinvestitionen in Sensorik und IT-Infrastruktur
• Erfahrungswerte für Grenzwerte erforderlich
• Zusätzlicher Schulungs- und Implementierungsaufwand
• Abhängig von Datenqualität und Fehlerdiagnose
• Technologisch komplex in der Umsetzung

Typische Anwendung: Besonders geeignet für kritische und kostenintensive Anlagen, bei denen ungeplante Ausfälle hohe Kosten verursachen können.

Vorausschauende Instandhaltung (Predictive Maintenance)

Die vorausschauende Instandhaltung nutzt Zustandsüberwachung mittels Sensordaten, Datenanalysen und Algorithmen des maschinellen Lernens, um den optimalen Zeitpunkt für Wartungsmaßnahmen vorherzusagen.

Diagramm: Prädiktive, vorbeugende Instandhaltung mit berechnetem Austauschzeitpunkt

Praxisbeispiel: Ein Unternehmen überwacht Temperatur, Vibration und Druck seiner Anlagen in Echtzeit. Die Daten zeigen einen drohenden Lagerschaden an, sodass das Teil rechtzeitig ersetzt werden kann.

Vorteile:

• Minimiert ungeplante Stillstände und Produktionsausfälle
• Verlängert Lebensdauer und Zuverlässigkeit der Anlagen
• Ermöglicht optimierte Wartungspläne
• Erkennt Probleme frühzeitig und verhindert Eskalationen
• Spart langfristig erhebliche Kosten

Nachteile:

• Hohe Anfangsinvestitionen in Sensorik, IT und Software
• Umfangreiche Trainingsdaten erforderlich
• Komplexe Umsetzung und laufende Datenanalyse erforderlich
• Erhöhter Schulungsbedarf für Personal

Typische Anwendung: Besonders geeignet für komplexe, kostenintensive und kritische Anlagen, bei denen eine hohe Verfügbarkeit entscheidend ist.

Neben den vier zentralen Arten der Instandhaltung gibt es weitere Ansätze, die Unternehmen in ihr Gesamtkonzept einbeziehen können:

Total Productive Maintenance (TPM)

TPM verfolgt das Ziel, die Anlagenverfügbarkeit zu maximieren, indem alle Mitarbeitenden im Werk aktiv in die Instandhaltungsprozesse eingebunden werden.

Ein wesentliches Element ist die autonome Instandhaltung: Hier übernehmen Maschinenbediener grundlegende Aufgaben wie Reinigung, Schmierung und Inspektion direkt selbst. Das reduziert Ausfälle, verlängert die Lebensdauer der Anlagen und stärkt zugleich Verantwortungsbewusstsein und technische Kompetenzen der Mitarbeitenden.

Zuverlässigkeitsorientierte Instandhaltung (RCM)

RCM ist ein strategischer Ansatz, der für jede Anlage die optimale Instandhaltungsstrategie definiert. Auf Basis einer systematischen Analyse von Funktionen, Risiken und Ausfallursachen wird entschieden, ob reaktive, präventive, zustandsbasierte oder vorausschauende Maßnahmen am sinnvollsten sind.

Da RCM auf komplexe, nichtlineare Ausfälle eingeht, liefert es maßgeschneiderte Pläne für die Stabilität einzelner Komponenten und zielt darauf ab, die Anlagenverfügbarkeit jederzeit sicherzustellen – unabhängig von ihrer Kritikalität.

KI-Copilot / Industrial Copilot

Mit generativer KI ausgestattete Copiloten unterstützen Teams bei der Erstellung individueller Wartungspläne und präziser Reparaturanweisungen. Durch die Analyse großer Datenmengen – etwa aus Sensorik und historischen Wartungsberichten – können potenzielle Probleme frühzeitig erkannt und Schritt-für-Schritt-Lösungen vorgeschlagen werden. Das senkt Ausfallzeiten, optimiert Wartungsprozesse und steigert die Effizienz.

Welcher Ansatz passt zu Ihrem Unternehmen? Eine allgemeingültige „beste“ Strategie gibt es nicht. Die Wahl hängt stark von Anlagentyp, Produktionsumfeld, Kostenstruktur und Datenverfügbarkeit ab.

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Wichtige Auswahlkriterien

• Kritikalität der Anlagen: Welche Rolle spielt die jeweilige Maschine für den Produktionsprozess?
• Kosten eines Ausfalls: Welche direkten und indirekten Kosten entstehen bei einem ungeplanten Ausfall?
• Unternehmensziele: Soll vor allem die Anlagenverfügbarkeit gesteigert, Kosten gesenkt, Produktsicherheit verbessert oder die Einhaltung von Normen und Standards sichergestellt werden?
• Reifegrad der Digitalisierung und Datenbasis: Welche Daten sind verfügbar und wie digital ist Ihre Instandhaltung bereits aufgestellt?
• Komplexität der Anlagen: Je komplexer und teurer die Maschinen und Anlagen, desto eher empfiehlt sich ein zustandsbasierter oder vorausschauender Ansatz.
• Ressourcen und Know-how: Stehen qualifiziertes Personal und die notwendige IT-Infrastruktur für die Umsetzung zur Verfügung?
• Regulatorische Anforderungen: Müssen Normen oder branchenspezifische Vorgaben eingehalten werden?

Die folgende Übersicht zeigt typische Einsatzszenarien:

Der Erfolg einer Instandhaltungsstrategie wird über zentrale Kennzahlen messbar. Als Leitgröße gilt die technische Verfügbarkeit. Sie zeigt, wie zuverlässig eine Anlage einsatzbereit ist und wird durch KPIs wie MTTR, MTBF, OEE, den Anteil geplanter Maßnahmen und die Instandhaltungskosten beeinflusst.

Diese Kennzahlen machen die Wirksamkeit transparent und liefern konkrete Ansatzpunkte für Optimierungen.

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Dashboard: Kennzahlen transparent steuern

Mit einer modernen Instandhaltungs-Software wie ScableOne erhalten Sie alle Kennzahlen nach VDI 2893 in Echtzeit:

• MTTR/MTBF
• Anteil geplanter/ungeplanter Aufträge
• OEE und weitere Shopfloor-KPIs
• Kostenübersichten pro Anlage
• Anzahl der Ausfälle
• Technische Verfügbarkeit/ Anlagenverfügbarkeit

Digitale Dashboards und SQCDP-Boards machen die Instandhaltungskennzahlen visuell greifbar, Abweichungen sofort erkennbar und helfen, Verbesserungspotenziale gezielt umzusetzen. Die Einteilung in mehrere Dimensionen (SQCDP) erlaubt es, die Leistung einer Produktion oder Instandhaltung aus verschiedenen Perspektiven zu bewerten.

Die Wahl der passenden Strategie für Ihre Instandhaltung ist oft komplex. Typische Stolpersteine sind:

• Fehlender Überblick über Maschinen und Anlagen: Unvollständige Daten zu Zustand, Historie und Wartungsintervallen erschweren die Auswahl der passenden Strategie.
• Komplexe Fertigungsketten: Maschinen und Anlagen, die mit individuellen Instandhaltungsanweisungen vernetzt sind, machen Planung und Durchführung anspruchsvoll.
• Aufwändige Dokumentation: Manuelle oder unvollständige Aufzeichnungen von Instandhaltungsarbeiten führen zu Intransparenz und Wissenslücken zum aktuellen Zustand der technischen Anlage.
• Ineffiziente Prozesse: In vielen Unternehmen gibt es selbst entwickelte Abläufe in der Instandhaltung. Diese sind oft teuer, nicht skalierbar und schwer anpassbar.
• Akzeptanz im Team: Ohne Schulung und Beteiligung fehlt die Unterstützung für neue Strategien.
• Ersatzteilmanagement: Fehlende Transparenz bei Beständen oder verspätete Beschaffung blockieren geplante Maßnahmen.

Weitere Herausforderungen sind fehlendes Fachwissen, Kostendruck und strenge gesetzliche Vorgaben, die die Umsetzung zusätzlich erschweren.

Beispiel aus der Praxis

Die A+E Keller GmbH setzt auf eine datenbasierte, proaktive Instandhaltungsstrategie mit ScableOne. Durch gezielte Prozessoptimierung und proaktive Fehlerbehebung sanken die Ausfallzeiten um 72%, während zentrale Aufgabenverwaltung und transparente Statusübersichten die MTTR um 68% reduzierten.

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Instandhaltungssoftware (CMMS-Software) ist ein zentraler Erfolgsfaktor jeder Instandhaltungsstrategie. Sie bündelt Planung und Dokumentation, macht Wartungs- und Reparaturprozesse effizienter und unterstützt die kontinuierliche Optimierung.

Alle relevanten Daten zu Anlagen, Maschinen und Wartungshistorien werden zentral erfasst. Das sorgt für Transparenz und schnellen Überblick über aktuelle Zustände und vergangene Maßnahmen.

Echtzeitüberwachung und -analysen: Software kann Sensor- und IoT-Daten in Echtzeit überwachen und analysieren. Das ermöglicht zustandsbasierte und vorausschauende Ansätze, da Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden.

Automatisierte Planung: Eine Instandhaltungs-Software unterstützt dabei, Wartungsintervalle zuverlässig einzuhalten. Automatische Erinnerungen, Benachrichtigungen und Terminierungen erleichtern die präventive Instandhaltung.

Digitales Ersatzteilmanagement: Bedarfe werden verfolgt, Bestellungen rechtzeitig ausgelöst. So stehen notwendige Ersatzteile für geplante Wartungsarbeiten immer zur Verfügung.

Dokumentation & Berichte: Mobile Protokolle und digitale Checklisten sorgen für lückenlose Nachverfolgung der Instandhaltungsaktivitäten und aussagekräftige Analysen zur Optimierung der Strategie.

Effizienz & Kosten: Die Software trägt durch automatisierte und verbesserte Instandhaltungsprozesse dazu bei, Ausfallzeiten zu minimieren, Kosten zu senken und die Lebensdauer von Anlagen zu verlängern.

Bessere Zusammenarbeit: Alle relevanten Informationen sind zentral verfügbar – das stärkt Kommunikation und Koordination zwischen Abteilungen.

Instandhaltungs-Software ist ein zentrales Element jeder Instandhaltungstrategie: Sie unterstützt den Wandel von reaktiven Maßnahmen hin zu proaktiven Ansätzen und ermöglicht den Einsatz fortschrittlicher Technologien.

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