4 Tipps für die erfolgreiche Einführung einer Instandhaltungs-Software

Die Einführung einer Instandhaltungs-Software bietet zahlreiche messbare Verbesserungen für Ihr Unternehmen. Sie sorgt für geringere Ausfallzeiten, senkt die Ersatzteilkosten und sorgt dafür, dass die Wertschöpfung pro Instandhaltungsmitarbeiter steigt. Darüber hinaus gibt es eine Reihe qualitativer Verbesserungen. Eine solche Software ermöglicht eine zentrale Übersicht aller Wartungsaktivitäten und erleichtert die Planung sowie Überwachung von präventiven und korrektiven Instandhaltungsmaßnahmen. Da alle Instandhaltungsaktivitäten dokumentiert sind, sorgt die Instandhaltungs-Software dafür, dass die erforderlichen Nachweis- und Dokumentationspflichten aus Norm und Gesetz erfüllt werden können.

In Bezug auf den Funktionsumfang können heute nahezu alle Tätigkeiten in Instandhaltungsabteilungen digital unterstützt werden. Diese erstrecken sich von der Dokumentation einer technischen Struktur, über die Störungen und Wartungen, dem Ersatzteilmanagement bis hin zu modernen Softwarefunktionen mit künstlicher Intelligenz oder Condition Monitoring.

Digitale Instandhaltung mit Scable

Damit der richtige Funktionsumfang für die eigene Instandhaltung bestimmt werden kann, ist der Reifegrad entscheidend (Eine individuelle Reifegrad-Analyse Ihrer Instandhaltung können Sie hier durchführen). Anhand dessen bestimmt sich, ob ein einfacher Wartungsplaner ausreichend ist, oder eher eine umfassende Instandhaltungs-Software benötigt wird. Der Reifegrad beschreibt, wie umfänglich eine Instandhaltung organisiert ist. Je nach Reifegrad sind in der Folge unterschiedliche Funktionen zu fokussieren. Die möglichen Funktionen verteilen sich folgendermaßen:

• Die Anlagen- und Objektstruktur bildet das Rückgrat der Instandhaltungs-Software, da alle Objekte mit den wesentlichen technischen Informationen erfasst und hierarchisch gegliedert sind.
• Mit Störtickets werden die einmaligen Instandhaltungsaktionen an den technischen Objekten nachvollziehbar dokumentiert.
• Präventive Wartungen und Checklisten stellen sicher, dass vorbeugende Aktionen standardisiert durchgeführt werden und damit ungeplante Ausfälle verhindert werden
• Durch die Zeiterfassung der Mitarbeiter für die geleisteten Instandhaltungsaktionen können Leistungen der Instandhaltung verursachungsgerecht verrechnet und wichtige Effizienzpotentiale in der Instandhaltungsstrategie eines technischen Objekts bestimmt werden.
• Das Ersatzteilmanagement stellt sicher, dass benötigte Ersatzteile gefunden werden, Verbräuche gebucht werden und Ersatzteilbestände laufend optimiert werden.
• Durch das Fremdfirmen-Management werden die externen Ansprechpartner sowie deren Unterweisungen und Besuche verwaltet.
• Durch die Einsatzplanung können mehrere Instandhaltungsaktionen zu einem Einsatz zusammengefasst werden. Auf diese Weise können Wartungsplaner die Instandhaltungstermine mit der Produktion besser abstimmen.
• Durch den Ein- und Ausbau von Equipments wird deren Verwendung innerhalb der Anlagen- und Objektstruktur dokumentiert und organisiert.
• Darüber hinaus können künstliche Intelligenz und Condition Monitoring dazu beitragen, Muster innerhalb von Instandhaltungsaktionen zu erkennen und das Abnutzungsverhalten bedeutender Objekte besser zu prognostizieren. Damit diese Algorithmen funktionieren, ist eine größere Menge belastbarer Daten aus der Vergangenheit erforderlich.

Die Modulübersicht der Instandhaltungs-Software von Scable finden Sie hier.

Wie sich die benötigten Funktionen in Abhängigkeit des Reifegrads verteilen, zeigt das folgende Schaubild.

Dadurch, dass die Instandhaltung im Tagesgeschäft eine Fülle an mitunter ungeplanten Aufgaben zu erledigen hat, ist es weniger sinnvoll große Änderungen auf einmal anzugehen. Es hat sich deswegen bewährt, mit einzelnen Funktionen zu starten und diese parallel zum Tagesgeschäft einzuführen. Sobald die ersten Erfolge erreicht werden, lohnt es sich, weitere Funktionen zu ergänzen. Diese agile und kurzzyklische Herangehensweise erlaubt in Summe eine schnelle Projektumsetzung und stellt sicher, dass das Tagesgeschäft nicht zu kurz kommt.

Einige der Instandhaltungsfunktionen sind auf korrekte Stammdaten angewiesen. Beispielsweise ist es in der Anlagen- und Objektstruktur wichtig, dass die enthaltenen Informationen technisch korrekt und aktuell sind. Das Erzeugen dieser Daten kann deswegen lediglich von den Instandhaltern selbst vorgenommen werden. Diese sind die Experten ihres Fachs und kennen den Anlagenpark am besten. Weiterhin gilt es, im Rahmen der Softwareeinführung Standards zu definieren und diese anzuwenden. Alle Standards müssen von der Organisation beachtet werden und müssen bekannt sein. Sind alle für das Anlegen von Stammdaten verantwortlich, schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe: alle können - oder vielmehr müssen - sich einbringen und sind für das Ergebnis verantwortlich.

Damit die Last der Stammdatenpflege auf mehrere Schultern verteilt werden kann, lohnt es sich, beispielsweise pro Woche einen anderen Verantwortlichen in der Instandhaltung zu bestimmen, der für das Anlegen der Stammdaten verantwortlich ist. Diese Person kann dann eine bestimmte Anzahl Stunden in der Woche für die Stammdatenpflege verwenden.

Sind die grundlegenden Funktionen implementiert und erste Erfolge sichtbar, lohnt es sich, die Software an das neue Wachstum anzupassen. Dies kann sowohl die Größe des Teams als auch den organisatorischen Reifegrad betreffen.

Steigt die Anzahl der Mitarbeiter in der Instandhaltung, werden spezielle Ansichten für die einzelnen Instandhaltungsteams benötigt. Dies stellt sicher, dass die Übersichtlichkeit sichergestellt ist und jedes Team nur die für relevanten Objekte und Aufträge sieht. Weiterhin können auf diese Weise zentrale Funktionen wie die Wartungsplaner oder Spezialisten der Automatisierungstechnik ihre individuellen Ansichten filtern.

Sind die grundlegenden Abläufe in der Instandhaltung organisiert, können weitere Potenziale erschlossen werden. Diese zielen auf einen verbesserten Ressourceneinsatz in der Instandhaltung ab. Fortgeschrittene Instandhaltungsorganisationen benötigen daher Funktionen, welche die Arbeit der Wartungsplaner, im Ersatzteilmanagement sowie die Ausnutzung der Abnutzungsvorräte verbessern. Hierzu zählen insbesondere der Einsatz moderner Algorithmen der künstlichen Intelligenz oder des Condition Monitoring, damit anhand der verfügbaren Daten die bestehende Instandhaltungsstrategie eines technischen Objekts kontinuierlich verbessert werden kann. Informationen zur Instandhaltungs-Software von Scable finden Sie hier.

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